Les projets s’amoncellent dans les entreprises. Il faut délivrer, et les délais sont de plus en plus courts. Pourtant les ressources affectées aux projets n’ont pas réellement augmenté. Et malgré les efforts de chacun et les plans de productivité, la sensation d’inefficience augmente régulièrement.
Lors de nos interventions chez nos clients sur des démarches visant à accélérer la réalisation des projets, il est très fréquent de constater que de nombreux équipiers projets interviennent sur plus de 3 ou 4 projets quand ce n’est pas carrément 8 ou 10. Ce partage de ressources entre les projets génère plusieurs sources d’inefficience.
Tout d’abord il engendre un nombre de travaux et tâches en cours qui peut dépasser la capacité réelle des individus et du système. On est alors rattrapé par la loi des files d’attente qui nous rappelle que l’augmentation de l’encours de travaux augmente systématiquement les délais de réalisation jusqu’à un point de blocage ou la saturation des tâches immobilise tous les projets.
Ensuite ce partage de ressources entre projets est source de multitâche. Celui-ci est d’autant plus marqué que les priorités entre projets et entre tâches ne sont pas clairement définies au niveau de l’entreprise mais varient le plus souvent entre chaque métier ou service avec pour conséquence de vouloir tout réaliser en même temps.
Ces aspects sont largement documentés et nous les avons déjà décrits lors d’articles précédents.( https://www.katalize.fr/post/5-menaces-qui-freinent-la-réussite-de-vos-projets )
Cependant un phénomène supplémentaire apparaît lorsque l’on multiplie le nombre de projet par ressource, l’impact des Overhead de projets. De quoi s’agit-il ? Simplement des tâches incompressibles et inhérentes à chaque projet afin d’en assurer la coordination et le pilotage. On y retrouve les activités de reporting, les réunions de coordination entre équipes, les présentations d’avancement. Ainsi chaque projet génère plusieurs heures de Overhead par semaine qui sont nécessaires au bon déroulement du projet.
Les études montrent alors que lorsque les équipiers projets sont membre de plus de 3 équipes projets, ces Overhead de projets empiètent massivement sur le temps disponible pour réaliser réellement les tâches. La multiplication des projets par ressources conduit alors à ce que les équipes passent la majorité de leur temps à planifier, coordonner, mesurer l’avancement et non pas à faire. La réduction du temps effectif de travail nuit alors encore plus à l’exécution rapide des travaux et l’impression de passer son temps en réunion et à justifier les retards devient monnaie courante.
Si vous vous reconnaissez dans cette situation, il est certainement nécessaire de prioriser les projets au niveau de l’entreprise afin de limiter l’encours de projets et de réduire l’impact de ces Overhead de projets.
Contactez nous si vous aussi vous souhaitez augmenter votre flux de projets, gagner en efficience et en capacité projet. www.katalize.fr / contact@katalize.fr