À quoi sert réellement un planning de projet ?

Depuis plus de 20 ans, J’accompagne des projets de développement de nouveaux produits, des projets R&D et des projets d’ingénierie. Le constat est sans appel : la plupart des équipes ne savent pas à quoi sert vraiment un planning.

Pourtant, dans la majorité des cas, le planning existe. Plus ou moins détaillé, rigoureux ou complexe, il est établi en début de projet. Pour les grands projets, il est souvent élaboré avec l’aide d’un PMO ou d’un planificateur. Pour les plus petits, il se résume parfois à un fichier Excel figé, censé donner une vision de ce que l’on souhaite accomplir. Mais dans tous les cas, la réponse à la question « À quoi sert le planning ? » reste la même :

• Communiquer au management les dates des jalons clés et la fin du projet,

• Anticiper les phases du projet et les besoins en ressources spécifiques,

• Définir une vision du déroulement du projet.

Mais ce n’est pas tout.

Le planning, est d’abord un outil de calcul

Le planning est avant tout votre calculatrice de délais. Alimenté par les tâches à réaliser, leurs durées, leurs dépendances, les contraintes de dates, les ressources disponibles et leur capacité, il organise les tâches selon la logique la plus efficace pour calculer la date de fin du projet. En ce sens, il est un résolveur de contraintes : changez les données d’entrée, et le résultat s’adapte. Rien de plus, rien de moins.

Or, beaucoup d’équipes se trompent d’approche : elles partent de la date de fin souhaitée et ajustent les durées des tâches pour « faire coller » le planning à leurs attentes. C’est l’inverse qu’il faut faire.

Les conséquences d’une mauvaise utilisation

Cette incompréhension du rôle du planning a des répercussions directes :

• Il est rarement mis à jour,

• Peu partagé, il reste un fichier du chef de projet ou PMO

• Utilisé principalement pour le reporting à la direction ou au client.

On se trompe de public. Le premier rôle du planning n’est pas de rassurer le management, mais d'aider l’équipe à exécuter le projet dans les délais.

Le planning, colonne vertébrale de l’exécution

Pour qu’il joue pleinement son rôle, le planning doit être utilisé pour :

• Mettre à jour régulièrement l’avancement des tâches (une ou plusieurs fois par semaine),

• Adapter le réseau de tâches en cas d’oubli ou de changement, pour qu'il reste la meilleur vision du reste à faire

• Se concentrer sur les tâches critiques (celles qui impactent directement la date de fin, soit environ 25 % des tâches),

• Visualiser en équipe la chaîne critique et les priorités (pour sensibiliser et responsabiliser),

• Anticiper les besoins en ressources, informations ou matériel (pour dérisquer),

• Suivre l’avancement et la capacité à livrer à temps.

C’est là que le planning prend tout son sens : il devient la colonne vertébrale de l’exécution, un outil vivant, connu et utilisé par toute l’équipe.

Le planning comme outil de pilotage

Le pilotage, c’est prendre les décisions nécessaires pour :

• Regagner du temps en cas de retard, simuler les améliorations possibles,

• Sensibiliser le management sur les besoins en ressources et les décisions à prendre,

• Anticiper les approvisionnements critiques, les besoins en moyens, machines ou équipements,

• Obtenir les validations clients dans les temps.

Sans cette approche, vous n’avez pas de carte interactive. Le planning est votre GPS : il recalcule la route et le meilleur itinéraire à chaque aléas, bouchon ou accident, pour toujours vous proposer la meilleure solution.

En conclusion

Utilisez vos logiciels de planification pour calculer régulièrement vos dates de fin et vous verrez : vos équipes seront plus impliquées et avanceront mieux.