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Comment une meilleure gestion des priorités accélère vos projets

Le multitâche est l’un des syndrômes visibles d’une problématique plus vaste qui freine la réussite de vos projets : une mauvaise gestion des priorités.


Un projet, un chef de projet, une équipe dédiée, ... rien ne pourrait être plus simple. Malheureusement, au sein d’organisations souvent matricielles, les ressources issues des différents métiers de l’entreprise se partagent entre plusieurs chefs de projet.

Elles travaillent donc sur plusieurs projets à la fois, avec trop souvent peu de coordination entre elles, ce qui engendre de nombreux conflits : quel travail réaliser en premier ? Qui est prioritaire ? Par quoi commencer ?


Gérer les priorités conflictuelles

Sans une vision claire de l’ensemble des projets, les équipes doivent se débrouiller seules pour allouer leur temps et définir leurs priorités. La gestion de ces dernières n’est alors plus raisonnée, et la priorité est donnée :

  • au chef de projet ou au manager qui appelle le plus souvent ou fait le plus de bruit,

  • au dernier qui a parlé,

  • au chef de projet avec qui on possède le plus d’affinité

  • à tous et personne à la fois. On tente de satisfaire tout le monde en essayant de faire avancer tous les projets en même temps.


Un frein au bon déroulement des projets

Les équipes basculent sans arrêt d’une tâche à l’autre, ce qui augmente très fortement le temps passé sur chacune et nuit à la qualité globale. Elles généralisent le multitâche, commencent tout et finissent difficilement et en retard.

Dans ce contexte il est quasiment impossible de réaliser les bonnes tâches au bon moment, c’est-à-dire celles qui font réellement avancer les projets.

Lorsqu’une multitude de projets génère des conflits de priorité, le management perd le contrôle du système. Les ressources sont stressées, les chefs de projets frustrés et la capacité à délivrer les projets réellement menacée.


Établir les tâches prioritaires

L’unique solution pour résoudre ce type de conflit est de définir une seule priorité, en la déterminant par les objectifs stratégiques et l’intérêt de l’entreprise elle-même plutôt que de manière arbitraire par un individu isolé, ou des managers en concurrence.


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