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Accélérer les projets ou tenir les jalons ?

Mis à jour : avr. 23

Dans le monde des projets tout le monde s’accorde pour considérer que gagner en vitesse est un objectif essentiel. La vitesse nous permet de réaliser plus de projets et donc de gagner en capacité, à livrer le marché plus vite, à se démarquer de la concurrence mais également à baisser nos coûts de développement. Mais la majorité s’accorde également à considérer que tenir les dates et jalons et livrer à l’heure prévue est aussi important. Ne mesure-t-on pas souvent la capacité d’un projet à tenir ses jalons et dates clés ? Ne valorise-t-on pas les équipes projets capables de livrer les jalons à date convenue ? Ce que l’on ne réalise pas souvent est que la tenue des jalons et la vitesse sont 2 objectifs qui sont souvent en conflits. Nous allons voir ici pourquoi.


Tout d’abord il convient de définir ce que nous appelons un jalon. Un jalon est une date que l’on ne souhaite pas rater. Cela peut correspondre à la fin d’un projet comme à la mise à disposition d’un livrable important, ou à la fin de toute tâche du projet. Les jalons sont utilisés dans tous les types de projet. Nous les rencontrons dans le développement d’équipements militaires, dans la qualification de moules dans l’industrie pharmaceutique ou dans les études d’ingénierie nucléaire. En réalité, nous avons rarement vu une organisation projet pour laquelle les jalons ne sont pas des éléments clés du système de suivi et de mesure du projet. On pense d’ailleurs que plus l’on surveille de jalons et dates clés, mieux on pilote le projet. La santé du projet, d’un point de vue calendaire se traduit très souvent par « va-t-on tenir nos jalons ? ».


La promesse du pilotage par les dates et jalons est extrêmement simple et logique, si chacun tient ses dates individuelles, le projet tiendra ses jalons et finira à l’heure. Mais explorons plutôt ce qui se passe en réalité.


Les tâches des projets ont des durées qui varient. Par leur nature mais également par le fait d’événements extérieurs, la durée du travail est toujours incertaine. Par conséquent si l’on souhaite définir des dates de jalon avec une bonne probabilité d’être tenues il est nécessaire d’intégrer au niveau des tâches et des projets des marges de sécurité pour absorber cette variabilité. Sinon trop de jalons ne seront pas tenus.


Ces marges de sécurité créent des conflits entre les équipes projets et l’organisation. D’un côté le client et le management souhaitent des durées de projet au plus court. De l’autre le chef de projet et l’équipe souhaitent intégrer suffisamment de marge pour réussir à tenir les jalons. Habituellement, si les marges sont clairement visibles elles sont challengées et finissent par être supprimées par le management ou le client. Les équipes sont donc souvent face à un conflit. Faut-il être transparent et sincère sur la réelle durée des tâches et sur leur niveau d’incertitude ou ne faut-il pas l’être et préserver ses marges de sécurité. Ainsi les discussions sur les dates du projet portent rarement sur la durée réelle et crédible des tâches mais plutôt sur le compromis que les 2 parties sont prêtes à accepter. La conséquence est un manque de confiance et de crédibilité dans les plannings et des marges cachées donc consommées.


Le pilotage par les jalons crée un problème encore plus grave, il encourage le multi-tâche. Prenons un exemple. Supposons que vous ayez une tâche qui prenne 2 semaines et que le planning vous en attribue 4. Si quelqu’un vous demande de réaliser une autre tâche, pourquoi ne pas accepter ? Vous avez du temps et dire non n’est pas jugé très responsable. Dès lors vous multipliez les tâches et augmentez le multitâche qui va générer des pertes d’efficience et allonger fortement les délais comme nous l’avons déjà vu.( https://www.katalize.fr/post/réduisez-le-nombre-de-tâches-en-cours-pour-accélérer-vos-projets)


Ceci conduit à un autre problème, cela fausse les priorités. Supposons que vous travaillez dur sur une tâche en retard afin de tenter de tenir un jalon. Mais supposons aussi que l’on vous ait demandé de travailler sur une tâche moins urgente mais sur un projet beaucoup plus important. Où allez-vous passer votre temps ? Sur la tâche urgente pour tenir votre jalon ou sur la tâche du projet le plus important pour l’entreprise ?


Enfin le pilotage des dates et jalons compromet la livraison anticipée du projet. Plus vous intégrez des marges de sécurité dans les durées des tâches, plus vous les consommez et plus vous en avez besoin. Voici quelques raisons pour lesquelles les tâches et les projets sont rarement livrés avant la date planifiée :


- Si vous livrez avant la date convenue, la prochaine fois on vous donnera moins de temps pour la même tâche.

- Si vous avez la possibilité de livrer avant la date, vous allez probablement réaliser avant d’autres taches plus urgentes et procrastiner.

- D’autres personnes organisent leur travail sur la base de votre date convenue de livraison. Si vous livrez votre travail plus tôt, il y a peu de chance qu’elles soient capables de démarrer à ce moment-là. Ces personnes peuvent même être fâchées de vous voir livrer plus tôt.

- Si le travail à faire n’est pas clair, on peut très bien livrer à date convenu plutôt que lorsque le travail est réellement finalisé. Cela repousse les problèmes à plus tard, quand les résoudre coûtera beaucoup plus cher.


Tous ces problèmes, le manque de transparence dans les durées des tâches et les marges cachées, le multitâche, les problèmes de priorisation, et l’incapacité à livrer au plus vite, ralentissent fortement les projets et baisse leur efficience. En conséquence, il devient très difficile voire impossible de gagner en vitesse dans la réalisation des projets.


La solution : limiter le nombre de jalons et ne pas chercher à tenir toutes les dates. Définir des intervalles de temps cible, considérer les dates intermédiaires comme des estimations et laisser respirer le projet pour que les retards soient compensés par les avances.


On change alors de philosophie de projet et d’engagement des équipes. Plutôt que de leur demander de s’engager à tenir toutes les dates, à répartir les jalons et à noyer les responsabilités, on leur demande de réaliser les tâches au plus vite. La quête de vitesse conduit alors à élever les équipes vers la recherche d’un objectif plus grand que celui de tenir ses dates qui est de finir tous ensemble le projet au plus vite…Pour réussir ce défi, une démarche spécifique et des outils adéquats sont nécessaires. L’une des solutions et de mettre en place un pilotage par la CCPM.


Pour en savoir plus, formez vous à la CCPM et révolutionnez votre pilotage de projet ou contactez nous. contact@katalize.fr / www.katalize.fr

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