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Pourquoi une surcharge de travail ne conduit pas forcément à un retard dans vos projets ?

Alors qu'il est certain que nos clients ont de plus en plus de projets à engager dans leurs entreprises et qu'il est désormais de plus en plus difficile de recruter rapidement des compétences spécialisées, la surcharge de travail devient désormais récurrente, permanente, oppressante…

Cette surcharge de travail concerne presque tous les profils ; chefs de projets ou de programme, experts techniques, informatique, ingénierie, bureau d'étude, logistique, achats, qualité…Tous ont un point commun, ils ont plus de travail à faire que de capacité. Les journées de travail sont trop courtes, et ont la fâcheuse tendance à se prolonger à la maison.

La conséquence de cette surcharge de tâches à exécuter, au-delà du stress généré, est le plus souvent, l'augmentation du multi-tâche avec les conséquences fâcheuse que l'on connait sur la productivité et l'efficience au travail (voir nos articles précédents sur le sujet https://www.katalize.fr/post/choisir-ce-qu-il-ne-faut-pas-faire, https://www.katalize.fr/post/réduisez-le-nombre-de-tâches-en-cours-pour-accélérer-vos-projets)

La solution est connue et souvent rappelée : supprimez le multi-tâche, concentrez-vous sur une tâche à la fois et finissez là avant de démarrer la suivante et vous gagnerez rapidement en efficience et productivité. Des jeux, simulations et des études académiques nous l'ont prouvé à de maintes reprises.


Alors pourquoi n'est-ce pas appliqué dans nos organisations ? Les raisons sont nombreuses, mais la plupart du temps lié à l'organisation de l'entreprise elle-même. La principale est certainement la multiplication des interlocuteurs qui vous demandent tous de travailler sur leurs priorités au même moment sans qu'il n'y ait de priorisation au niveau de l'entreprise. Alors qu'un/une ouvrier/ère sur une ligne de montage ne répond qu'à son/sa chef/ffe d'équipe, les profils projets sont sollicités par de très nombreux collègues, chefs de projets, chefs de service, hiérarchiques fonctionnels, clients, fournisseurs, etc…

La question qui se pose est de savoir si cette surcharge et ce retard dans vos tâches impliquent forcément un retard dans les projets. Cela signifierait que toutes les tâches ont une égale importance et un impact direct sur la capacité à livrer un projet. Bien heureusement non.

On oublie trop souvent que la livraison d'un projet est le résultat d'un ensemble de tâches et activités elles-mêmes organisées en réseau. La formalisation de ces réseaux de tâches dans les plannings permettent de montrer qu'en moyenne seules 25 à 30% des tâches sont critiques, c’est-à-dire qu'elles impactent directement le jalon de fin du projet. Elles appartiennent à la Chaîne Critique (voir la définition de la CCPM). Les autres tâches peuvent prendre un certain retard avant d'impacter elle-même le projet et de rejoindre cette fameuse chaîne critique.

Récemment un de nos clients qui met en place des solutions de stockage d'énergie a vu la charge de ses ingénieurs système dépasser de 50% leur capacité. Les tâches identifiées, et ce n'est jamais exhaustif, nécessitaient 15 personnes alors que l'équipe n'était composée que de 10 personnes. Cependant nous avons montré que la majorité des tâches assignées à cette équipe n'étaient pas critiques. Leur retard n'impactaient pas directement la livraison des projets.

La mise en place d'un système de priorisation en fonction de l'impact des tâches sur les projets a permis de lisser la charge sans nuire à la performance des projets. Cette vision des priorités dans le travail est un élément essentiel pour coordonner une activité dans une organisation multi projets.

Si vous aussi vos équipes sont surchargées et que vos projets sont en retard, posez-vous la question de quelles tâches et ressources sont réellement sur les chaînes critiques ? Inutile de chercher à livrer toutes les tâches à l'heure, la performance de votre système ne dépend que d'une minorité de tâches, les tâches critiques qu'il est essentiel d'identifier et de prioriser.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les solutions, sur la chaîne critique, contactez-nous.

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