Piloter un projet sans avoir de visibilité sur la criticité des tâches conduit à tout traiter avec le même degré d’urgence, à augmenter le mauvais multitâche et le foisonnement de travaux. Le tout réduit fortement la capacité à délivrer les projets dans les temps.
Le chef de projet n’a souvent que la vision de son projet et non de l’ensemble de ceux sur lesquels travaille son entreprise. De son côté, son équipe n’a que la vision de ses propres travaux, et non une vision globale des tâches à réaliser par les différents métiers sur les différents projets.
Logiquement, les membres de l’équipe font donc en sorte que leurs propres travaux progressent le mieux possible. Ils optimisent leurs tâches et activités sans que cela ne soit forcément pertinent par rapport à l’ensemble des projets et à l’intérêt global de l’entreprise. Mais la somme des optimums locaux, qui se concentrent sur un aspect spécifique, n’atteindra jamais l’optimum global, stratégique pour l’entreprise. De ce manque de visibilité découle un manque de vision qui impacte la réussite des projets.
Les dérives d’un manque de vision globale sur les projets
Pour pallier ce manque de vision, une solution communément appliquée consiste à organiser des réunions pour tenter de lier l’ensemble des acteurs vers un optimum plus global.
Une réunion en appelant une autre, les équipes se trouvent souvent prises par le bien connu syndrome de la « réunionite aiguë », qui réduit significativement la productivité en monopolisant le temps de chacun, sans grande efficacité pour résoudre les problèmes.
Ces réunions remplissent par ailleurs rarement leurs objectifs, c’est-à-dire partager une vision d’ensemble pour identifier les points critiques, ce sur quoi agir, les priorités et la manière de délivrer le projet (et non les tâches !) au plus vite.
Elles servent au contraire souvent à réaliser des points d’avancement centrés sur la traçabilité et la conformité de ce qui a été fait, plutôt qu’à identifier et décider ce qui doit être réalisé. Chacun se sent jugé et doit justifier tout retard. L’esprit collectif censé irriguer un projet laisse alors la place à un renforcement des individualités et des métiers.
Une solution : la collaboration visuelle !
En remplaçant les nombreuses réunions par des partages visuels de la situation du projet, de son workflow, des tâches critiques et des priorités, l’équipe pourra se recentrer et chacun pourra comprendre son rôle dans la tenue des délais.
Plutôt que de passer des heures à justifier ses travaux, passer quelques minutes chaque jour pour collaborer sur ce qui doit être fait pour faire avancer le projet contribue à gagner en efficience.